Personeelsfeest organiseren

“Aha, de professionele feestjesbouwers!” dat is meestal de reactie wanneer iemand verneemt dat ons bedrijf Perfect+ een evenementenbureau is. Evenementen? Inderdaad: opendeurdagen, de inhuldiging van een nieuwe fabriek, een congres, een incentive, een bedrijfsjubileum, een personeelsfeest, de lancering van een nieuw product … dat zijn allemaal “bedrijfsevenementen”.

Wat houdt dat in een bedrijfsfeest organiseren. Tja, de evenemntensector is erg geëvolueerd. Wij spreken tegenwoordig over evenementiële communicatie, below-the-line activities die bijdragen tot de marketingmix, de nood aan relatiemarketing, live communication, dat soort dingen… In gewone mensentaal wil dat zeggen dat bij ons een evenement nooit vrijblijvend is. Meestal beginnen bedrijven trouwens aan een evenement vanuit de verkeerde invalshoek. Eenvoudig voorbeeldje. Als goede Vlaming wordt er begonnen met wat het laatste zou moeten zijn, nl. “Wat zullen we uitschenken op de receptie?”

Als consultants bekijken we graag eerst het profiel van een bedrijf. Nadat we ons hebben ondergedompeld in de producten, de structuur en de bedrijfscultuur van een firma, zoeken we naar de juiste invalshoek. Als een bedrijf b.v. 25 jaar bestaat, dan is dat dé gelegenheid om klanten, prospects en relaties op een aangename manier een boodschap mee te geven: wat doet het bedrijf en waar wil het naartoe in de toekomst? En dat op een beklijvende, al of niet verbluffende manier. Iets wat geen enkele mailing, nieuwsbrief, vergadering noch andere introductie voor elkaar kan krijgen. Op een feestelijke manier en met de juiste infotainende ondersteuning kan één evenement veel meer betekenen dan andere communicatievormen in vele voorafgaande jaren.

Daarmee hebben we al het eerste belangrijkste element aangeduid. Een bureau dat evenementen produceert is eerst en vooral een partner-specialist die als consultant optreedt. Wij denken met u mee. Wij wensen enkel een voorstel te mogen doen, vrijblijvend. Wat u ermee doet, dat beslist u zelf. Maar het basisconcept of de idee kan altijd verder bijgeslepen en gefinetuned worden.

Dat is dus het eerste gegeven: consultancy. Voor het tweede aspect zijn we al wat beter bekend. We zijn inderdaad “de creatieve jongens”, de mensen met ideeën. En zeg nu zelf, ligt een goed idee niet altijd aan de basis van een succes? Bij ons begint alles met een goed concept. John Lennon zei ooit: “God is a concept”. Ik zou het durven omdraaien. “A concept is God”. Inderdaad, na een bad in de bedrijfscultuur gaan we met alle gegevens een concept brouwen waarrond een evenement gebouwd wordt. Als architecten zetten wij uw boodschap op een toffe manier in the picture. Een unieke kans!

En zodra het frame af is, gaan we – steeds in samenspraak met het bedrijf – het evenement gestalte geven. Wat is nodig, wat niet, waar liggen de prioriteiten, wat zijn de budgetbeperkingen die moeten gerespecteerd worden, enz…. Zo creëert een evenementenbureau een speciale bijeenkomst “op maat”, “à la carte”, “tailor made” en we kneden het dan tot een onvergetelijk gebeuren, een bedrijfsfeest waarbij de boodschap subtiel en onderhuids maar ijzersterk en efficiënt wordt doorgegeven.

En hier komen we tot het derde luik. Producers zijn uitvoerders. Het zou er maar aan mankeren dat de realisatie niet vlekkeloos professioneel wordt afgewerkt. En dat is dan het “métier”, elk zijn vak.
“Is het orkest al aangekomen?”, “Waar zijn de hostesses”, “Hoe lossen we dit onverwachte probleem op?”…dat is een zorg voor òns.  De gastheer en gastvrouw moeten zich onbekommerd kunnen wijden aan hun enige belangrijke taak: tijd en aandacht hebben voor hun gasten.

Een gebeuren met (veel) publiek is veel meer dan de som van de toeleveranciers: wat food & beverage, een podium, klank en licht, misschien een videoprojectie, het onthaal, de zaal, enz.… De som van al die elementen is nog geen garantie voor een geslaagd bedrijfsfeest of -evenement.  De coördinatie van alle onderdelen en activiteiten, via een draaiboek en een strakke regie, onmerkbaar, achter de schermen, dàt zal een evenement optillen naar een meerwaarde, dàt zal effect sorteren, en daarvoor zijn professionals nodig die het klappen van de zweep kennen.

Maar is zo’n events agency dan niet duur, zie ik u al denken. Toch eigenaardig…  Bedrijven spenderen soms fortuinen aan externe consultants voor alles en nog wat en toch zijn sommige firma’s geneigd wanneer er een evenement op til is, zelf aan het organiseren te slaan. Een kaderlid of een secretaresse wordt aangespoord rond te bellen, een traiteur wordt opgeroepen, een zaal gehuurd, enz…  Alles lijkt in orde, maar op de avond zelf loopt alles in de soep.  Het kaderlid of de secretaresse is compleet overstuur, en in plaats van onbekommerd de gasten te ontvangen neemt het management de zaak in handen en gaat aan crisismanagement doen. Maar dan is het natuurlijk al te laat.  En de kans om een “indrukwekkende” indruk te maken, is voorbij. Erger nog: het bedrijf maakte een slecht beurt.

En kan je het de secretaresse of het kaderlid dit kwalijk nemen? Een bedrijf betaalt zijn personeelsleden om datgene te doen waarin ze goed zijn, en niet om dingen te doen die ze nog nooit gedaan hebben. Dat heet immers “experimenteren”.

Bijgevolg durven we stellen dat een evenementenbureau integendeel geld kan besparen. Binnen het vooropgestelde budget bekomen wij door onze ervaring, knowhow en goede relaties met diverse toeleveranciers de nauwste prijzen én wij kennen de besten met hun sterktes en hun zwaktes. Ons honorarium maken wij bekend en in een open verstandhouding zijn alle delen van de begroting van het evenement bespreekbaar. U zal nog nooit zo’n klare kijk hebben gehad op uitgaven en baten, op echte kwaliteit en waar voor uw besteding.

Perfect+ is een servicebureau dat nu al 28 jaar de productie verzorgt van spraakmakende special events.

Ook kleinere evenementen of de toelevering van onderdelen of de loutere regie- of coördinatie-inbreng worden graag door Perfect+ aangepakt. Wij maken b.v. diverse videoproducties voor bedrijven. Omdat research, scenario en alle pre-editing volledig door ons in huis gedaan wordt, dus vóór we de studio instappen, zijn we daardoor héél concurrentieel

We stelden al dat evenementenmakers eerst en vooral krachtige ideeënmakers zijn. Op zoek naar originaliteit i.p.v. het kampioenschap van de middelmaat winnen. Te veel organisaties en initiatieven worden helaas afgezwakt of afgewerkt op z’n boerenfluitjes, vaal, klef en kleurloos, zonder ideeën, spirit noch inspiratie. Een goed concept is de basis waarop enthousiasme kan geënt worden. Een innoverende campagne, een nieuwe visie, een origineel project is meer dan enkel het zout op de pattaten. Het is de essentie zelf van de markt. Standing out! Wie innoveert, wint en gaat vooruit. En dat is waar Perfect+ wil voor staan. Outstanding events by standing out.